BPMS مخفف عبارت Business Process Management Systems است و همان طور که از عنوانش پیداست به سیستم هایی که وظیفه مدیریت فرآیندهای تجاری سازمان را برعهده می گیرند اطلاق می شود.

اصولا سیستم های BPMS از 5 جز اصلی تشکیل شده اند:

1- طراح فرم ها:

با استفاده از این بخش، کاربر سیستم می تواند بدون آنکه در مورد توسعه سیستم نرم افزاری و برنامه نویسی، دانش بالایی نیاز باشد، فرم های مورد نیاز سازمان خود را که تا کنون به صورت فیزیکی به گردش در می آمد به صورت الکترونیکی طراحی کند. این فرم ها می تواند مدیریت مجوزهای مرخصی و ماموریت، گزارش کار تولید، درخواست کالا از انبار و تمام فرم هایی باشد که در سازمان گردش دارند.

2- طراح فرآیندها:

طراح فرآیند، ابزاری است که با استفاده از آن می توان به سیستم نرم افزاری گردش کار اطلاعات در سازمان را معرفی نمود و گام های تایید یک فرم اطلاعاتی را مشخص نمود. مثلا برای تایید مرخصی، فرم بایستی ابتدا به کارتابل سرپرست درخواست کننده و سپس به کارتابل کارشناس منابع انسانی برود.

3- طراح قوانین:

طراح قوانین، ابزاری است که با استفاده از آن می توان قوانین مختلفی را حین گردش یک فرم مورد نیاز است به سیستم معرفی نمود. سیستم هم در هنگام انجام گردش اطلاعات این قوانین را کنترل می کند و کار کاربر را کنترل می کند. مثلا به هنگام تایید مرخصی بررسی شود که هم زمان درخواست مرخصی دیگری برای همان روز از سوی درخواست کننده ثبت نشده باشد.

4- اسکریپت نویسی:

در این بخش، می توان برنامه هایی را برای انجام محاسبات سیستم با یک زبان برنامه نویسی خاص توسعه داد. مثلا با کلیک بر روی دکمه تایید در فرم درخواست مرخصی، اطلاعات مرخصی در سیستم نرم افزاری مدیریت حضور و غیاب (که یک سیستم دیگر است) ثبت شود.

5- گزارش ساز:

ابزاری است که می توان از تمامی اطلاعات جمع شده در سیستم، گزارش تهیه نمود.

معمولا در هنگام خرید ERP، سیستم های ERP با سیستم های BPMS مقایسه می شوند. اما واقعیت اینجاست که فرآیندمحوری، بخش جدایی ناپذیر یک سیستم ERP است و تمام سیستم های ERP، وظیفه مدیریت فرآیندهای سازمانی را برعهده دارند. 

پس مزیت یک سیستم BPMS کجاست؟ و چه جیزی باعث می شود تا یک سازمان از یک سیستم BPMS استفاده کند؟

مهم ترین مزیت یک سیستم BPMS نسبت به یک سیستم ERP در انعطاف بسیار بالای آن است. تقریبا تمام سیستم های ERP دنیا، با فرآیندهای از پیش آماده طراحی می شوند و اعمال تغییرات در آن ها به سختی صورت می گیرد. در حالی که BPMS ها در نقطه مقابل قرار دارند و خود را کاملا با فرآیندهای سازمان همسو می کنند. اصولا ادبیات یک سیستم ERP این است که سازمان بایستی خود را با فرآیندهای از پیش طراحی شده در سیستم همسو کند و انجام تغییرات در سیستم برای همسو شدن با سازمان، کاری دشوار و زمان بر است که در نهایت ممکن است از کیفیت نرم افزار کم کند.

اما ادبیات سیستم های BPMS می گوید، این نرم افزار است که خود را با فرآیندهای سازمان همسو می کند.

پس چرا اصولا بایستی ERP بحریم؟ چرا از BPMS استفاده نکنیم؟

سیستم های BPMS اصولا برای مدیریت فرآیندهای سازمانی طراحی شده اند و یک سیستم سازمانی نیستند. مثلا شما نمی توانید از یک BPMS انتظار محاسبه حضورو غیاب یا محاسبات MRP II داشته باشید و اگر بخواهید این کارایی را از یک سیستم BPM انتظار داشته باشید، در نهایت یک سیستم بسیار پیچیده در اختیار شما قرار می گیرد. چرا که تمامی بخش های برنامه نویسی آن به صورت اسکریپت نویسی است و همه چیز بایستی به صورت اسکریپت ایجاد شود.

سیستم های BPMS، برای چه کاری ساخته شده اند؟

جواب این سئوال به مراحل بلوع یک سازمان از نظر استفاده از سیستم های نرم افزاری برمی گردد. شاید بتوان مراحل بلوغ سازمانی را اینگونه معرفی کرد:

1- انجام کارها به صورت کاغذی و بدون استفاده از سیستم نرم افزاری

2- استفاده از یک سیستم مالی و ثبت اسناد حسابداری:

در این سازمان ها، یک سیستم حسابداری برای ثبت اسناد وجود دارد و بقیه بخش ها به صورت دستی کار می کنند. واحد مالی، اطلاعات لازم را به صورت کاغذی، از سایر واحدها می گیرد (فاکتور خرید، فاکتور فروش و...) و در نهایت سند حسابداری را ثبت می کند.

3- استفاده از سیستم های مجزا از هم (جزیره ای)

در این سازمان ها، هر واحد سازمانی با توجه به ماموریتی که برایش در نظر گرفته شده از یک سیستم نرم افزاری برای انجام کارها استفاده می کند. حتی ممکن است چند واحد سازمانی از یک نرم افزار استفاده کنند. اما به هر حال همه واحدها به صورت یکپارچه و از طریق یک نرم افزار به هم مرتبط نیستند. مثلا سیستم حضور و غیاب و سیستم حقوق و دستمزد از هم جداست. یا سیستم های انبار و خرید و فروش و مالی به هم مرتبط هستند، اما یک سیستم نرم افزاری دیگری برای واحد تولید خریداری شده است.

4- استفاده از سیستم های مجزا یا یکپارچه که فرآیند محور نیست به همراه یک BPMS

این سازمان ها، در واقع سازمان هایی هستند که از سطح توضیح داده شده در بند 3 ، به این سطح ارتقا می یابند. در این سطح، سازمان متوجه شده که بایستی از طریق یک نرم افزار بین واحدهای سازمانی، ارتباط فرآیندی ایجاد کنند، اما نمی خواهند سیستم های قدیمی خود را جایگزین کنند. برای این کار با استفاده از یک BPMS فرم ها را طراحی می کنند و در سازمان به گردش در می آورند و در صورت تایید شدن هر فرم، اطلاعات مرتبط با آن را به سیستم اصلی (محاسباتی) انتقال می دهند.

نکته مهمی که در اینجا اتفاق می افتد تا زمانی که یک فرم به مرحله تایید شده نرسد، تاثیر خود را در سیستم های اصلی نمی گذارد و بسیاری از کنترل ها غیرقابل انجام است. فرض کنید یک با یک سیستم BPMS، فاکتور فروش را طراحی کنیم و در اختیار کارشناس فروش شرکت قرار دهیم. کارشناس فروش، با استفاده از این فرم، برای مشتری یک فاکتور فروش ثبت می کند و آن را به کارتابل مدیر انتقال می دهد. 

مدیر بایستی تصمیم بگیرد که فاکتور فروش را تایید یا رد کند و برای تایید یا رد آن به اطلاعات مختلفی همچون موجودی انبارها، سابقه تعامل با مشتری، برنامه تولید و... نیاز دارد. این اطلاعات در BPMS نیست. بنابراین به سراغ سیستم های اصلی می رود و سعی می کند از طریق دریافت گزارشات، اطلاعات مورد نظر را به دست آورد. اما در همین لحظه ممکن است فاکتور فروش دیگری در سیستم BPMS ثبت شده باشد که هنوز تاثیرش را بر روی رزرو موجودی انبار نگذاشته و یا در همین روز، چک همین مشتری برگشت خورده باشد.

5- استفاده از سیستم های یکپارچه فرآیند محور

در نهایت، این سازمان ها به سراغ یک سیستم ERP می روند. سیستم های ERP هم یکپارچه اند و هم فرآیندمحور. بنابراین این قدرت را دارند تا تمامی اطلاعات را در لحظه و با شفافیت و دقت بسیار بالا در اختیار کاربر مربوطه قرار دهند. بنابراین در مثال بند 4، مدیر در لحظه می تواند موجودی انبار را ببیند، وضعیت مشتری را ببیند، برنامه تولید را ببیند و در نهایت فاکتور فروش را تایید یا رد کند.

حالا تصور کنید، شما در سازمانی هستید که نیاز دارید فرآیند تایید فاکتور فروش به روش دیگری انجام شود و ابتدا سرپرست واحد فروش، سپس واحد انبار و در نهایت مدیر فروش کار تایید فاکتور را انجام دهد. اگر این موضوع از قبل در سیستم ERP وجود داشته باشد که عالیست. در غیر اینصورت نیاز به سفارشی سازی ERP برای شما وجود دارد.

سیستم توسعه یافته توسط شرکت آتراویژن، با یک تحلیل و طراحی متفاوت سعی کرده تا انعطاف پذیری BPMS را در سیستم ERP بگنجاند. بنابراین با خرید ATRA ERP شما یک سیستم ERP دارید که به شما قدرت برنامه ریزی، فرآیندمحوری و شفافیت اطلاعات می دهد که به دلیل وجود انعطاف بالای BPMS ها در تحلیل و طراحی این سیستم، می تواند به طرز شگفت آوری خود را با فرآیندهای بهینه سازمان شما، منطبق کند.